home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Gold Medal Software 2 / Gold Medal Software Volume 2 (Gold Medal) (1994).iso / netutils / lanlog.arj / LLMANUAL.DOC < prev    next >
Text File  |  1993-08-01  |  49KB  |  1,182 lines
  1.  
  2.  
  3.  
  4.  
  5.  
  6.  
  7.  
  8.  
  9.  
  10.  
  11.  
  12.  
  13.                           --------------------
  14.                           LANLOG - Version 1.1
  15.                           --------------------
  16.  
  17.  
  18.                                  MANUAL
  19.  
  20.  
  21.  
  22.  
  23.  
  24.  
  25.  
  26.  
  27.  
  28.  
  29.  
  30.  
  31.  
  32.  
  33.  
  34.  
  35.  
  36.  
  37.  
  38.  
  39.  
  40.                         Author: Richard Williams
  41.  
  42.  
  43.                              1st August 1993
  44.  
  45.  
  46.  
  47.                                   -oOo-
  48.  
  49.             LANLOG is distributed as via Shareware marketing.
  50.         LANLOG is NOT public domain software. LANLOG is Copyright
  51.              (c) 1993 Pathfinder (UK). All rights reserved.
  52.  
  53.                         ========================
  54.                         LANLOG LICENSE AGREEMENT
  55.  
  56. Those wishing  to   distribute   LANLOG   please  refer   to   the  file
  57. DISTRIB.DOC.   Shareware  vendors  (BBS  sysops  etc)  please  refer  to
  58. vendor.doc.
  59.  
  60. You  are  authorised  to evaluate the program LAN-LOG for a period of 30
  61. days,  after  this period,  if  you  intend  to  continue  to  use  this
  62. product,  you  must  register the program and pay an appropriate license
  63. fee for its continued use. See ??-ORDER.DOC for details of license  size
  64. and fees.
  65.  
  66. If  you  have  evaluated  LANLOG and can think of others who may wish to
  67. evaluate or use the product please feel free to give them a copy of  the
  68. shareware  version  of  the  system.  Under  NO circumstances should the
  69. registered version of LANLOG be  distributed  by  any  person,  body  or
  70. organisation without the prior WRITTEN permission of PATHFINDER.
  71.  
  72.  
  73.                            =================
  74.                            Table of Contents
  75.  
  76. 1.      Introduction
  77.  
  78. 1.1             Overview
  79. 1.2             Who Should Use LANLOG
  80. 1.3             The Process
  81. 1.4             The Software
  82. 1.5             Compatibility
  83. 1.6             The Manual
  84.  
  85. 2.      LANLOG Technical Guide
  86.  
  87. 2.1             Installing LANLOG
  88. 2.1.1                   Installing the Software
  89. 2.1.2                   System Requirements
  90. 2.2             Installation/Configuration of TSR
  91. 2.2.1                   Running the Configuration Utility
  92.                         (LLCONFIG.COM)
  93. 2.2.2                   /PATH: <128 characters>
  94. 2.2.3                   /NAME: <8 characters>
  95. 2.2.4                   /MET
  96. 2.2.5                   /LOG
  97. 2.2.6                   /NETWARE
  98. 2.2.7                   /NETBIOS
  99. 2.2.8                   /H -H ? H HELP /? /HELP -?
  100. 2.2.9                   Default Options
  101. 2.2.10                  Installation of LLOG.COM
  102. 2.3             Data Files - Format and Content
  103. 2.3.1                   Metering Tables
  104. 2.3.2                   Logging Files
  105. 2.4             Reporting/Management Information
  106. 2.4.1                   Organising Reports
  107. 2.4.2                   Producing Reports
  108. 2.4.3                   Running the Report Utility LLREPORT.COM
  109. 2.4.3.1                         <filespec>
  110. 2.4.3.2                         /TOT
  111. 2.4.3.3                         /Y/N
  112. 2.4.3.4                         /CQ
  113. 2.4.3.5                         Default Actions
  114. 2.4.4                   Directing Reports to File and Printer
  115. 2.4.5                   Human Readable Report Formats
  116. 2.4.5.1                         Meter File (*.MET) Reports
  117. 2.4.5.2                         Total File (*.TOT) Reports
  118.  
  119.  
  120. 3.      LANLOG Application Notes
  121.  
  122. 3.1             Organising Data Collection
  123. 3.2             Monitoring Periods
  124. 3.3             Security of Data Files
  125. 3.4             LANLOG and Access Control
  126. 3.5             LANLOG and LANs
  127. 3.5.1                   Compatibility
  128. 3.5.2                   Resource Requirements
  129. 3.5.3                   Using Network Physical Addresses
  130. 3.5.4                   Distributed LANs (WANs)
  131. 3.6             Support
  132.  
  133. ===============
  134. 1. Introduction
  135.  
  136. ------------
  137. 1.1 Overview
  138.  
  139. LANLOG  is  a simple to use, highly flexible software usage metering and
  140. logging tool for a PC workstation. Using LANLOG you can answer a  number
  141. of simple questions:
  142.  
  143.         *  What software is being used in an organisation, department,
  144.            area or workstation?
  145.  
  146.         *  With what frequency is it being used from each workstation,
  147.            department and organisation?
  148.  
  149.         *  What software is being run, when and with what command line
  150.            for each workstation?
  151.  
  152. To  achieve  this LANLOG provides options for creating and maintaining a
  153. software metering table and/or a software usage log for each workstation
  154. on which it is installed. The log files and meter tables can be  located
  155. in  any  path  the  workstation or user can see through DOS, which means
  156. metering files can be situated centrally on a server or locally  on  the
  157. workstations  hard disk.  Because a separate log file and/or meter table
  158. is maintained for each workstation this avoids the  conflicts,  timeouts
  159. and drop in performance associated with database and NLM solutions.
  160.  
  161. Though LANLOG offers many options, it's default values mean you can have
  162. LANLOG installed and gathering data on a PC in a matter of seconds.
  163.  
  164. -------------------------
  165. 1.2 Who Should Use LANLOG
  166.  
  167. LANLOG  will be useful to those running central help desk facilities and
  168. those responsible  for  ensuring  their  organisation  has  the  correct
  169. license  agreements for the software it is running. LANLOG will tell you
  170. what is actually being used not what  is  installed  -  often  two  very
  171. different things.
  172.  
  173. LANLOG is a useful weapon in the armoury of any system administrator who
  174. needs   accurate   software  usage  information  without  degrading  the
  175. performance of the server(s). LANLOG uses only simple file access at the
  176. server, no record locking is needed,  LANLOG  doesn't  require  any  NLM
  177. style scheduling and all computation is performed at the workstation.
  178.  
  179. ---------------
  180. 1.3 The Process
  181.  
  182. The LANLOG process fits into two stages:
  183.  
  184.         - installation
  185.  
  186.         - and monitoring.
  187.  
  188.  
  189. Installation  is  a  very  fast  and easy process, for which a number of
  190. example  installation   batch   files   are   provided   (CONFEG??.BAT).
  191. Installation  hard  codes  LANLOG's options into a small .COM file, used
  192. during the monitoring stage.  Once created,  this  file  is  effectively
  193. tamper  proof,  to  alter  the  system's  configuration  LANLOG  must be
  194. re-installed.
  195.  
  196. The monitoring of software usage is performed by a very  small  (in  the
  197. registered  version)  TSR  (Terminate and Stay Resident) program, loaded
  198. into memory (from the COM file created  during  installation)  when  the
  199. workstation is switched on or rebooted.
  200.  
  201. LANLOG's monitoring is fast! On a very basic (286) PC with a slow (64ms)
  202. hard disk LANLOG's operations are barely detectable.
  203.  
  204. A  separate program controls the preparation and presentation of reports
  205. from recorded metering information.  Software  metering  tables  can  be
  206. reported  to  the  screen,  printer  or files.  The reports can be human
  207. readable formatted, or produced in comma quotes format for  import  into
  208. any spreadsheet or database system.
  209.  
  210. Using  this  reporting  utility  meter  files  can  be quickly merged to
  211. produce organisation, departmental and group reports  showing  how  many
  212. workstations run each piece of software and how many times each has been
  213. run in total.
  214.  
  215. The optional log files are created in comma quote format, so making them
  216. ideal  for  importing  and/or straight reading. One of the advantages of
  217. maintaining a separate log file for each workstation is help desk  staff
  218. do  not  need  to  wade  through  every  work  stations data to find the
  219. information they require.
  220.  
  221. ----------------
  222. 1.4 The Software
  223.  
  224. LANLOG consists of an installation system and a software metering report
  225. system.   The  installation  system  creates  the  necessary  (tailored)
  226. executable file for loading as a TSR.
  227.  
  228. The  system  is  provided  with a series of well documented example .BAT
  229. files  to  help  speed  the  process  of  developing  a  working  system
  230. (particularly with large numbers of workstations).
  231.  
  232. -----------------
  233. 1.5 Compatibility
  234.  
  235. LANLOG  uses  ONLY standard documented DOS calls. This means it will run
  236. on any IBM compatible PC and any network with a clean DOS interface,  in
  237. other  words  any  of  the  major  LAN operating systems in the business
  238. arena.
  239.  
  240. --------------
  241. 1.6 The Manual
  242.  
  243. This document has been  written  in  two  sections,  a  technical  guide
  244. outlining  the installation, running and maintenance of the system and a
  245. user guide providing, in the form of examples,  many  useful  hints  and
  246. tips which helps you to use the system to best effect.
  247.  
  248.  
  249. =========================
  250. 2. LANLOG Technical Guide
  251.  
  252. ---------------------
  253. 2.1 Installing LANLOG
  254.  
  255. This  section  describes  the  installation of the REGISTERED version of
  256. LANLOG.  LANLOG is distributed via shareware,  many  vendors  prefer  to
  257. provide  their  own  installation  routines  and  methods, if this is an
  258. unregistered copy of LANLOG refer to the vendors information.
  259.  
  260. -----------------------------
  261. 2.1.1 Installing the Software
  262.  
  263. LANLOG's reporting utility (LLREPORT.COM) will happily run from either a
  264. server or local hard disk drive so LANLOG's installation utility  allows
  265. you to do both.
  266.  
  267. Insert the installation diskette into the appropriate diskette drive and
  268. type:
  269.  
  270.                 <D:>\INSTALL
  271.  
  272. where  <D:>  is  the drive into which you have inserted the installation
  273. diskette e.g.
  274.  
  275.                 A:\INSTALL
  276.  
  277. Follow the simple menu instructions to install the system.
  278.  
  279. -------------------------
  280. 2.1.2 System Requirements
  281.  
  282. Hardware:               PC,XT,AT or any IBM compatible clone.
  283.                         No minimum hardware requirement.
  284. Workstation
  285. Operating System:       DOS 2.1 and above.
  286.  
  287. LAN Requirement:        OPTIONAL
  288.  
  289. LAN
  290. Operating System:       Any DOS compatible, e.g. NETWARE, BANYAN VINES,
  291.                         LAN MANAGER, NETWARE LITE etc.
  292.  
  293. LANLOG                  200K approximately (including all documentation).
  294. Installed Size:         84K for all executables.
  295.  
  296. Monitor TSR
  297. Installed Size:         Less than 4K (registered).
  298.  
  299. Logging Data            Specified path on local hard disk or network
  300. Written To:             server drive.
  301.  
  302.  
  303. -------------------------------------
  304. 2.2 Installation/Configuration of TSR
  305.  
  306. LANLOG monitors software usage on  a  workstation  by  means  of  a  TSR
  307. (terminate and stay resident) program installed on it's hard disk.
  308.  
  309. The  TSR  program (LLOG.COM) is simultaneously created and configured by
  310. LANLOG's configuration utility (LLCONFIG.COM).   Once  created  LLOG.COM
  311. cannot  be  modified  by  the  user,  the configuration specified during
  312. installation is hard coded into the TSR.
  313.  
  314. The configuration options make it possible to  organise  the  collection
  315. and  subsequent  reporting of data organised by department, work groups,
  316. network physical node address and individual user (for more detail about
  317. organising LANLOG data please refer to the Application Notes).
  318.  
  319. NOTE:   The configuration of LLOG.COM and hence the organisation of data
  320.         files is DIRECTLY related to the format and quality of  the  end
  321.         reports produced by the system (refer to the Organising  Reports
  322.         section of the Technical Guide and  the  Application  Notes  for
  323.         more detail).
  324.  
  325. Once  resident  the TSR (LLOG.COM) must be executed every time the PC is
  326. rebooted or switched on (see Installation of LLOG.COM for more detail).
  327.  
  328. A number of example .BAT files  (CONFEG??.BAT)  have  been  provided  to
  329. speed   up   the  installation  process,  what  follows  is  a  complete
  330. description of all the configuration options available  when  installing
  331. the monitoring TSR.
  332.  
  333. ------------------------------------------------------
  334. 2.2.1 Running the Configuration Utility (LLCONFIG.COM)
  335.  
  336. All  configuration  commands  are provided from command line information
  337. following the name of the configuration utility. Each command line  item
  338. MUST have a SPACE between it and adjacent entries.
  339.  
  340. The command line syntax when running LLCONFIG.COM is as follows:
  341.  
  342.         LLCONFIG [options]
  343.  
  344. The [options] available in version 1.1 of LANLOG are as follows:
  345.  
  346.         /PATH:  <128 characters>   - where to write meter & log data
  347.         /NAME:  <8 characters>     - file name of meter &/or log data
  348.         /MET                       - Activate metering & create file
  349.         /LOG                       - Activate Logging & create file
  350.         /NETWARE                   - File name(s) = adaptor address
  351.         /NETBIOS                   - File name(s) = adaptor address
  352.         /H -H ? H HELP /? /HELP -? - Show on screen command list
  353.  
  354. Each  of these options will be explained fully in a moment, but first it
  355. is worth noting the options can be placed on the  command  line  in  any
  356. order, are not case sensitive and that they MUST be space delimited.  In
  357. other  words  a space must exist between each option on the command line
  358.  
  359. AND separating /NAME: and /PATH: from the text that follows them.
  360.  
  361.         e.g.
  362.  
  363.                 Correct:        LLCONFIG /log /met /name: GEORGE
  364.               Incorrect:        LLCONFIG /log/met/name:GEORGE
  365.  
  366.  
  367. As you can see from the command line syntax LLCONFIG can be run  without
  368. specifying  any  configuration  options  in  which case a set of default
  369. options are used. The default settings are listed  after  the  [options]
  370. descriptions.
  371.  
  372. -----------------------------
  373. 2.2.2 /PATH: <128 characters>
  374.  
  375. LANLOG  maintains  unique  data  file(s) for each workstation monitored.
  376. This command line option allows you to specify the destination  path  of
  377. these files.
  378.  
  379. <128  characters> can be any DOS path on a LAN server or local hard disk
  380. the user of the PC has write access rights to and can  "see"  from  DOS.
  381. If  LLCONFIG  cannot  find the specified path an attempt will be made to
  382. create the path, LLCONFIG can create multiple depths of directories.  If
  383. this attempt fails an error message is reported.
  384.  
  385.         e.g.
  386.                 LLCONFIG /PATH: H:\ADMIN\DEPT01
  387.  
  388. NOTE:   The path specified in this command line option must NOT  contain
  389.         a  file  name.  File names will be treated as directories and if
  390.         they  don't  exist  will therefore be created. To specify a data
  391.         file name see /NAME:.
  392.  
  393. Much of the power of LANLOG as a  reporting  system  is  based  on  it's
  394. ability  to  write  data from workstations to different server paths. By
  395. organising WHERE this data is  written  you  can  group  software  usage
  396. reports  by department, work group, job title etc. See Application Notes
  397. for more detail.
  398.  
  399. ---------------------------
  400. 2.2.3 /NAME: <8 characters>
  401.  
  402. This command line options allows the person installing the  monitor  TSR
  403. to specify a name for the data files to be created.
  404.  
  405. The  name provided can be any set of 8 characters that will form a valid
  406. DOS file name. If you are  monitoring  a  small  group  of  workstations
  407. within  a single department this could be the name of the stations user,
  408. the machines  inventory  ID  or  even  the  room  number  in  which  the
  409. workstation is located.
  410.  
  411. NOTE:   When  using  this  naming method  it is important to ensure each
  412.         workstation  has a unique name especially when writing data to a
  413.         single specified path (see Application Notes).
  414.  
  415. DO  NOT  ATTEMPT  TO  INCLUDE A FILE EXTENSION with the name, the system
  416. employs two default file extensions (*.MET and *.LOG).
  417.  
  418.         e.g.
  419.  
  420.                 Correct: LLCONFIG /NAME: JaneJ
  421.               Incorrect: LLCONFIG /NAME: JaneJ.one
  422.  
  423. If you provide more than 8 characters for this option, only the first  8
  424. will be used to form the name, the remainder are discarded.
  425.  
  426. ----------
  427. 2.2.4 /MET
  428.  
  429. LANLOG  will  create  and maintain two types of software usage "logs", a
  430. true (limitless) audit log  of  each  piece  of  software  executed  and
  431. software  usage  meter tables. During configuration/installation you may
  432. specify either or both options. The following simple rules show  how  to
  433. select the combination of metering and logging you require.
  434.  
  435. Command Line            Metering        Logging
  436. ------------------------------------------------------------------------
  437. Neither /MET or /LOG |  Yes          |  No
  438.                      |               |
  439. /MET                 |  Yes          |  No
  440.                      |               |
  441. /MET /LOG            |  Yes          |  Yes
  442.                      |               |
  443. /LOG                 |  No           |  Yes
  444. ------------------------------------------------------------------------
  445.  
  446. Meter  tables  are given the ".MET" file extension, log files the ".LOG"
  447. extension.
  448.  
  449. The /MET command line option tells LLCONFIG to create a new meter  table
  450. in  the  specified  path  with  a  specified name and the file extension
  451. ".MET".
  452.  
  453. If a file with the same name is discovered you will be asked if you wish
  454. to overwrite or destroy it.  Once  overwritten  the  data  held  in  the
  455. existing table is effectively lost.
  456.  
  457. ----------
  458. 2.2.5 /LOG
  459.  
  460. The  /LOG command line option tells LLCONFIG to create a new log file in
  461. the specified path with a specified name and the file extension ".LOG".
  462.  
  463. If a file with the same name and path is discovered you will be asked if
  464. you wish to overwrite or destroy it. Once overwritten the data  held  in
  465. the existing log file is effectively lost.
  466.  
  467. Also see /MET for more detail.
  468.  
  469.  
  470. --------------
  471. 2.2.6 /NETWARE
  472.  
  473. This  command line option tells LLCONFIG that Novell's NETWARE operating
  474. system is running on this PC  and  you  wish  to  use  the  workstations
  475. physical  network  address  (as  returned from netware) to form the file
  476. name of the software monitoring data file(s).
  477.  
  478. NOTE:   LANLOG makes NO attempt to ensure NETWARE is installed.  If  you
  479.         are using this command line option it is your responsibility  to
  480.         ensure   NETWARE   is   loaded,  failure  to  do  so  will  have
  481.         unpredictable results.  Once  installed  the  TSR  monitor  will
  482.         always  write  to  the  specified  path  and  file name.  If you
  483.         configure  the  system  to  use  NETWARE  you  must  also ensure
  484.         Netware is loaded  BEFORE  the  LANLOG  TSR  is  activated  (see
  485.         later).
  486.  
  487. --------------
  488. 2.2.7 /NETBIOS
  489.  
  490. This  command  line option tells LLCONFIG NETBIOS is loaded and you wish
  491. to use the workstations  physical  network  address  (as  returned  from
  492. NETBIOS)  to form the file name of the software monitoring data file(s).
  493. This  option  allows  you  to  use  the  network  physical  address   in
  494. non-netware LANs.
  495.  
  496. NOTE:   LANLOG makes NO attempt to ensure NETBIOS is installed.  If  you
  497.         use this option and NETBIOS is not installed the results will be
  498.         unpredictable.  Once  installed  the  TSR  monitor  will  always
  499.         write  to  the  specified path and file name. You must therefore
  500.         ensure  your  network  operating  system is installed BEFORE the
  501.         LANLOG TSR is activated (see later).
  502.  
  503.         NETBIOS needs only to be installed during the configuration  and
  504.         installation  of  LLOG.COM  and can therefore be run temporarily
  505.         for  the  purpose  of  installation  alone.  This method has the
  506.         advantage  that  NETBIOS  is  not  wasting  memory during normal
  507.         every day usage.
  508.  
  509.  
  510. --------------------------------
  511. 2.2.8 /H -H ? H HELP /? /HELP -?
  512.  
  513. Including any of the above options on the command line  results  in  the
  514. SYNTAX help screen being printed.
  515.  
  516.  
  517. ---------------------
  518. 2.2.9 Default Options
  519.  
  520. If  executed  with  no  command  line options LLCONFIG provides a set of
  521. default values:
  522.  
  523.         Data path:      C:\LANLOG.DAT
  524.    Data file name:      LLOGDAT.<EXT>
  525.                         (Where <EXT> is either .LOG or .MET)
  526.     Metering type:      Software Metering (/MET)
  527.  
  528. -------------------------------
  529. 2.2.10 Installation of LLOG.COM
  530.  
  531. The software usage monitor LLOG.COM is created, configured and installed
  532. by LLCONFIG.COM.
  533.  
  534. In  the  version  1.1  of LANLOG the TSR's .COM file is installed in the
  535. following path:
  536.  
  537.                 C:\LLG
  538.  
  539. For the TSR to be loaded into memory during workstation reboot or switch
  540. on, LLOG.COM must be executed at the workstation. There are two ways  to
  541. achieve this:
  542.  
  543.         *       The   first  method  is  to  include  a  command  in the
  544.                 AUTOEXEC.BAT   (or   similar)  file  of  the  PC  to  be
  545.                 monitored.  The  order   of   command   lines   in   the
  546.                 AUTOEXEC.BAT file  is  often  critical  to  the  correct
  547.                 functioning of the system.   LLOG  should  be  activated
  548.                 BEFORE the LAN operating system.
  549.  
  550.         *       The  second  method   is  to  include  a  command in the
  551.                 workstations  or users login script (or similar).  Again
  552.                 the order of commands in these files is important.
  553.  
  554. To execute LLOG.COM and hence install it as a TSR  program  include  the
  555. following command in one of the two files detailed above:
  556.  
  557.                 C:\LLG\LLOG
  558.  
  559. LLOG.COM  expects  no  command line information, set up data is provided
  560. during the initial installation of the system by LLCONFIG.COM.
  561.  
  562. LLCONFIG.COM makes NO  attempt  to  automatically  edit  or  change  the
  563. AUTOEXEC.BAT  or LOGIN scripts of the workstation. This job is best left
  564. to the system administrator or other individual with a good knowledge of
  565. system requirements, network configuration etc.
  566.  
  567. As TSRs occupy valuable system memory it is important to ensure the work
  568. normally carried out on the workstation can still be carried  out.   The
  569. unregistered  version  of  LLOG.COM  occupies  28K of system memory, the
  570. registered version less than 3K, if you intend to use LANLOG it is  well
  571. worth registering your copy.
  572.  
  573.  
  574. In  systems where even 3K is considered too much memory it is well worth
  575. considering one of the many memory management systems available.
  576.  
  577. -----------------------------------
  578. 2.3 Data Files - Format and Content
  579.  
  580. LANLOG can simultaneously create and maintain two types of data for each
  581. workstation monitored, metering tables and log files. The two file types
  582. are created during installation of the monitor  module  by  LLCONFIG.COM
  583. and are maintained/updated by LLOG.COM when resident as a TSR.
  584.  
  585. Each  workstation  has its own unique table(s) making the record locking
  586. and other resource sharing techniques associated with  central  database
  587. approaches unnecessary. This means LANLOG will never be responsible for
  588. the time outs and loss of performance some other monitoring software may
  589. cause.
  590.  
  591. Each  type  of  data file has it's own format and is intended to serve a
  592. different purpose.
  593.  
  594. ---------------------
  595. 2.3.1 Metering Tables
  596.  
  597. Metering tables are created with a header and a single  entry  for  each
  598. executable  run on the monitored machine. New entries are added for each
  599. new executable run.  This way only those programs executed are  included
  600. in  the  data  structure.   Currently  the information recorded for each
  601. executable's entry is as follows:
  602.  
  603.         *       Last date of execution
  604.         *       Last time of execution
  605.         *       Total number of executions
  606.         *       Full path of executed program
  607.  
  608. The path stored in the entry is as it would be seen by the user  of  the
  609. PC.   In  other words if the drive mapping of the workstation allows the
  610. user to access a particular application via his or  her  drive  P:,  the
  611. path entry in the metering table will begin with P:\.
  612.  
  613. Each  table  includes  an internal index to greatly enhance the speed of
  614. update from the monitoring TSR. On a 286, running an average  number  of
  615. executables  (40)  and  with a slow (64 ms) hard disk the actions of the
  616. TSR (LLOG.COM) are barely noticeable.
  617.  
  618. Metering tables are  intended  for  use  by  system  administrators  and
  619. managers   who   are   interested   in   the  software  usage  of  their
  620. users/workstations.
  621.  
  622. NOTE:   If for any reason a  metering  file  is  deleted,  destroyed  or
  623.         mislaid   LANLOG's   monitor   software   (LLOG.COM)   must   be
  624.         re-installed on the appropriate workstation(s).   LLOG.COM  will
  625.         not  attempt  to  re-create  the  missing metering file and will
  626.         therefore  take  no  action if it cannot find it.  The operation
  627.         of the workstation will be unaffected.
  628.  
  629. -------------------
  630. 2.3.2 Logging Files
  631.  
  632. Logging data files are of the conventional "one entry per action"  type.
  633. Each  entry  in  a  file  is  created in the comma quotes format making,
  634. direct import into database and spreadsheet packages simple.   An  entry
  635. is  appended  to the end of the log file EVERY time an executable is run
  636. on the monitored PC. Each entry consists of:
  637.  
  638.         *       Date of execution
  639.         *       Time of execution
  640.         *       Full path of executed program
  641.         *       Command line passed to the program from DOS
  642.  
  643. The path recorded in a logging file is  the  same  as  outlined  in  the
  644. metering  file  description.   The  command  line  field  is very useful
  645. information for help desk facilities, as it helps to paint a picture  of
  646. the exact actions taken by the user before help was sought.
  647.  
  648. As  with  many  other  logging applications there is one big drawback to
  649. this approach - file size. Disk space is the only  factor  limiting  the
  650. maximum  possible  size  of  any individual log file. Future versions of
  651. LANLOG may  well  include  a  circular  log  file  option  allowing  the
  652. administrator  to  specify  how many log entries they require before old
  653. ones are overwritten.
  654.  
  655. NOTE:   LANLOGs monitoring software does NOT recreate missing logging or
  656.         metering files. If you delete a logging file you  must  recreate
  657.         an  empty  (0  length)  file  with  the  same  length.  If   the
  658.         monitoring TSR cannot find the logging file it expects  it  does
  659.         nothing.  The operation of the workstation will  be  unaffected.
  660.         This is one simple way of creating an empty file using DOS:
  661.  
  662.                         ECHO \ > <filename>
  663.  
  664.         Remember  the  logging  file  must  be in the SAME path and have
  665.         exactly the SAME name, for LANLOG to find and update it.
  666.  
  667. ------------------------------------
  668. 2.4 Reporting/Management Information
  669.  
  670. As described earlier LANLOG will  optionally  create  and  maintain  two
  671. types of data file/table(s), a logging file and a metering file.
  672.  
  673. The logging files are in comma quote format (,") and ready for immediate
  674. import  into  spreadsheets  and databases, LANLOG provides no additional
  675. reporting facilities for these files.  Metering tables, however, can  be
  676. sorted,  printed and concatenated together to form totals. Output may be
  677. redirected to either a printer  or  a  file.  The  utility  provided  to
  678. perform these actions is named LLREPORT.COM, a number of well documented
  679. BAT  files  (REPTEG??.BAT)  have  been included to give examples of it's
  680. usage.
  681.  
  682.  
  683. ------------------------
  684. 2.4.1 Organising Reports
  685.  
  686. LANLOG uses the DOS directory/file structures to  allow  reports  to  be
  687. generated  based on user/work groups, physical location of workstations,
  688. departmental and even geographical criteria. The DOS directory structure
  689. is used to reflect the  organisational  structure  of  the  workstations
  690. being monitored.
  691.  
  692. Each workstation has it's own unique metering file. The position of this
  693. file  in  the  DOS  structure tells the administrator to which position,
  694. department or grouping the workstation belongs.
  695.  
  696. Reports can be generated  on  ALL  the  meter  files  in  an  individual
  697. directory,  if  that  directory contains meter files from the Accounting
  698. department alone the subsequent report will be one of software usage  in
  699. the Accounting department.
  700.  
  701. NOTE:   Consider  the  organisation  of data carefully BEFORE installing
  702.         and  configuring  the  monitoring TSR. Badly organised data will
  703.         result in only simple reports being  available.  Well  organised
  704.         data can provide a wealth of information useful to all ranks  in
  705.         your   organisation,  from  System  Administrators  to  Managing
  706.         Directors.
  707.  
  708. -----------------------
  709. 2.4.2 Producing Reports
  710.  
  711. LLREPORT has two basic functions, the reporting of data in individual or
  712. groups of metering tables  and  the  concatenation  (totaling)  of  data
  713. across  all  the  tables  in  the working directory into a single totals
  714. report.
  715.  
  716. When monitoring software usage from the workstations on a  LAN,data  can
  717. be deposited centrally and reports generated immediately. Those who wish
  718. to  monitor  stand  alone  workstations  or  prefer  to  keep monitoring
  719. information on local hard disks rather than  the  server  will  have  to
  720. collect  the  data  to  a  central  point  before  generating management
  721. reports. If you choose to use the default data paths and file names  for
  722. data  files  a collection utility can very easily be created in the form
  723. of  a  DOS  batch  file.   An  example  is  provided  in  the  form   of
  724. COLLEG01.BAT.   This  basic  example can be improved on by adding a file
  725. compression utility.
  726.  
  727. ---------------------------------------------
  728. 2.4.3 Running the Report Utility LLREPORT.COM
  729.  
  730. LLREPORT has the following command line syntax:
  731.  
  732.         LLREPORT <filespec> [options]
  733.  
  734.  
  735. where the options (in any order following the filespec) are:
  736.  
  737.  
  738.         <filespec> Print single meter file or group of meter files.
  739.         /TOT       Produce a total across all <filespec> meter files.
  740.         /Y/N       Skip/include a meter file in a totals report list.
  741.         /CQ        Report printed in comma-quote (,") format.
  742.  
  743. As you can see from the syntax, LLREPORT may be run without any options.
  744. The default action taken is to print to the screen  the  contents  of  a
  745. single  meter file or a set of reports from files matching the filespec.
  746. This is described fully after the option descriptions.
  747.  
  748. ------------------
  749. 2.4.3.1 <filespec>
  750.  
  751. The file specification can be any valid DOS file specification  and  can
  752. therefore included the wildcard symbols "*?".
  753.  
  754. NOTE:   The  <filespec> must not  include a PATH, only those files found
  755.         in  the  current  directory  are printed by LLREPORT.COM. Either
  756.         make a copy of LLREPORT.COM in the directory for which you  wish
  757.         to generate a  report  or  select  that  directory  and  execute
  758.         LLREPORT from it's home directory e.g.
  759.  
  760.                 C:\>CD \DEPT01
  761.                 C:\DEPT01\> D:\LANLOG\LLREPORT *.MET
  762.  
  763.         where D:\LANLOG is the directory in which LANLOG was originally
  764.         installed.
  765.  
  766. When  reporting on several metering tables be careful not to include any
  767. logging files or other non LANLOG data files in the report.  In  version
  768. 1.1,  LANLOG makes no attempt to identify if a file is a metering table,
  769. generating a report from a non-metering file  will  cause  unpredictable
  770. results.
  771.  
  772. If in doubt use the file specifications:
  773.  
  774.                 *.MET   \ for meter files only
  775.                 *.TOT   \ for total files only
  776.  
  777. ------------
  778. 2.4.3.2 /TOT
  779.  
  780. The /TOT command line options tells LLREPORT to produce a NEW additional
  781. metering  table,  based  on  the  information reported from the metering
  782. tables found to match the specified <filespec>.
  783.  
  784. This NEW "total" meter table is (in version 1.1) always created  in  the
  785. current path and given the file name:
  786.  
  787.                                 LANLOG.TOT
  788.  
  789. When  you  use  LLREPORT  to  view  LANLOG.TOT  a concatenated report is
  790.  
  791. produced (see later).  This report shows the  total  use  made  of  each
  792. executed  file  and the number of workstations that have run it.  If you
  793. are collecting usage data in several directories each can therefore have
  794. it's own total meter table and it's own totalled report.
  795.  
  796. If LLREPORT  discovers  an  existing  LANLOG.TOT  file  in  the  current
  797. directory  it will ask you if you wish it destroyed or overwritten.  Any
  798. information in the total table will be lost if you elect to do so.
  799.  
  800. ------------
  801. 2.4.3.3 /Y/N
  802.  
  803. The /Y/N command line option tells LLREPORT that you wish to  "OK"  each
  804. meter  file  before  it  is reported and/or included in the "total" file
  805. LANLOG.TOT.
  806.  
  807. When /Y/N is included in the command line LLREPORT asks you if you  wish
  808. to  include  each  file it finds in the directory matching the specified
  809. <filespec>. By pressing the "N" key the user tells  LLREPORT  to  ignore
  810. the named file and proceed to the next it finds.
  811.  
  812. NOTE:   If  you  are  redirecting  output to a printer or file, the Y/N?
  813.         style questions prompted by  LLREPORT.COM  will  appear  in  any
  814.         output produced and will not be visible to the workstation  user
  815.         - if you are not expecting it this may appear as if the  machine
  816.         has hung.
  817.  
  818. -----------
  819. 2.4.3.4 /CQ
  820.  
  821. The  information  produced  by  LLREPORT  provides  valuable  management
  822. information, particularly the summary information stored  in  the  total
  823. file LANLOG.TOT.
  824.  
  825. The  command  line  option  /CQ switches report output to a comma quotes
  826. delimited format ideal for import  into  spreadsheets,  databases,  Help
  827. Desk, Asset Register and Management Information Systems.
  828.  
  829. When  producing reports in comma-quote format the header information and
  830. field titles are automatically excluded from the report.
  831.  
  832. -----------------------
  833. 2.4.3.5 Default Actions
  834.  
  835. With no options specified LLREPORT produces a report  of  each  metering
  836. file  matching the provided <filespec>. It does not create a total file.
  837. Each report is printed  in  a  human  readable  form,  with  appropriate
  838. headers/footers etc.
  839.  
  840. -------------------------------------------
  841. 2.4.4 Directing Reports to File and Printer
  842.  
  843. All  LANLOG's  screen  output  is  ANSI  standard, this means by using a
  844. number of simple DOS commands reports generated by LLREPORT.COM  can  be
  845. directed to ANY DOS device or file.
  846.  
  847. To  create  a  file  containing  the  contents of any LLREPORT generated
  848. report use the DOS redirection symbols.
  849.  
  850.         e.g.
  851.                 LLREPORT *.MET /CQ > DEPT01.TXT
  852.  
  853. The first half  of  this  command  (LLREPORT  *.MET  /CQ)  will  execute
  854. LLREPORT  telling it to produce a report in comma quotes format based on
  855. all the files in the current directory with the .MET file extension, the
  856. second half of the line (> DEPT01.TXT) instructs DOS to redirect  screen
  857. output  (the  report)  to  a  file named DEPT01.TXT. If the file doesn't
  858. exist DOS creates it, if it does the original is overwritten.
  859.  
  860. To concatenate report output into one  file  (i.e.   not  overwrite  the
  861. original) DOS provides the ">>" directive.
  862.  
  863.         e.g.
  864.                 LLREPORT *.MET /CQ >> DEPT01.TXT
  865.  
  866. To  direct output to a printer is just as simple, instead of providing a
  867. file name for DOS's redirected output you provide the PRN identifier.
  868.  
  869.         e.g.
  870.                 LLREPORT *.MET > PRN
  871.  
  872. Depending on the configuration of your system you may  be  prompted  for
  873. other information after executing this DOS command.
  874.  
  875. For  more information about the redirection facilities available in your
  876. version of DOS consult the documentation accompanying your system or any
  877. good DOS guide.
  878.  
  879. -----------------------------------
  880. 2.4.5 Human Readable Report Formats
  881.  
  882. LLREPORT produces two human readable  report  formats,  one  for  normal
  883. meter  files  the  other  for the total file(s) LANLOG.TOT. Both formats
  884. include a  header  (printed  for  each  data  file  reported)  with  the
  885. following information:
  886.  
  887.                 Filename        \ of meter/total file
  888.        Number of Records        \ in this meter/total file
  889.   Date/Time installation        \ installation of TSR LLOG.COM
  890.  
  891.  
  892. ----------------------------------
  893. 2.4.5.1 Meter File (*.MET) Reports
  894.  
  895. Meter file reports consist of 4 columns headed as follows:
  896.  
  897.           Last Date        \ that following path was executed
  898.           Last Time        \ that following path was executed
  899.             Total #        \ total number of executions
  900.     Executable Path        \ the path of the executable run
  901.  
  902.  
  903. NOTE:   "Total #" represents the number of executions by the workstation
  904.         represented by the current metering file only.
  905.  
  906. ----------------------------------
  907. 2.4.5.2 Total File (*.TOT) Reports
  908.  
  909. Total file reports consist of 4 columns headed as follows:
  910.  
  911.             Total #        \ total number of executions
  912.             # WrkSt        \ total number of workstations
  913.     Executable Path        \ the path of the executable run
  914.  
  915. The  "Total  #"  column contains the total number of times the following
  916. path has been executed in ALL the meter files used to make up this total
  917. file.  In other words, the number of times a particular  path  has  been
  918. run  by  all the workstations whose metering files reside in the current
  919. directory.
  920.  
  921. The "# WrkSt" column contains the total number of metering  files  found
  922. to   contain   the  following  path.   In  other  words  the  number  of
  923. workstations that have  executed  the  path  over  the  period  of  time
  924. monitoring has been taking place.
  925.  
  926. The  "Executable Path" column contains the path from which programs have
  927. been run from each workstation.   This  path  is  as  the  user  of  the
  928. workstation would see it.
  929.  
  930. NOTE:   If  monitoring  workstations on  a LAN it should be noted server
  931.         based  software (i.e.  not on workstations local hard disk) may,
  932.         depending on drive mappings etc, appear as separate  entries  in
  933.         the total table.
  934.  
  935.         This  is  because  one  workstation  may  view an application as
  936.         residing in drive P: and another in drive H:.  Only  in  systems
  937.         where a consistent approach has been applied to drive mapping on
  938.         workstations can this duplication be avoided.
  939.  
  940.  
  941. ===========================
  942. 3. LANLOG Application Notes
  943.  
  944. ------------------------------
  945. 3.1 Organising Data Collection
  946.  
  947. In small organisations or single department LANs,  the  organisation  of
  948. logging  and  metering  data  will  be  a relatively simple matter.  The
  949. following description is aimed at those of you who are collecting larger
  950. amounts of data, but, the points raised are of relevance to  all  LANLOG
  951. users - large and small.
  952.  
  953. Much  of LANLOGs simplicity, both in use and design, is derived from the
  954. fact it uses the DOS directory structure to  organise  its  logging  and
  955. metering data.
  956.  
  957. Organisations are often represented graphically in the form of a tree or
  958. series of trees.
  959.  
  960. e.g.
  961.  
  962. Board Of Directors-------------Design
  963.                         |
  964.                         |------Manufacturing
  965.                         |
  966.                         |------Packaging
  967.                         |
  968.                         |------Accounts
  969.                         |
  970.                         |------Personnel
  971.                         |
  972.                          ------...etc...
  973.  
  974. Each  leg of the above tree could easily be expanded into a tree of it's
  975. own representing the different actions or areas within each department.
  976.  
  977. DOS's drives and directories are organised in the form  of  a  tree,  by
  978. simply  mirroring your organisations tree structure, in a DOS structure,
  979. LANLOG allows you to easily track the sources of  logging  data  and  to
  980. produce reports grouped by what ever category you require.
  981.  
  982. Because the quality and usefulness of LANLOG's reports relies so heavily
  983. on  how  you organise the data collection, it is worth drawing up a plan
  984. (or tree) similar to the one above BEFORE you install the  LLOG  TSR  on
  985. any machines.
  986.  
  987. Once  you  have  a  plan of the organisation, draw a similar one for the
  988. drive(s) on which you are going to store LANLOG's data. This is  made  a
  989. little  more  difficult because DOS only allows 12 characters (including
  990. extension) for a single directory name. If you resort to  some  type  of
  991. department coding remember to make a note of each code.
  992.  
  993. All  that  remains  is  to install LANLOG's monitoring TSR (LLOG.COM) on
  994. each workstation to be monitored.   An  example  BAT  file  is  included
  995. (CONFEG03.BAT)  which  demonstrates a quick method of achieving a simple
  996.  
  997. one layered structure like the tree above. To add more layers you  could
  998. add  other parameters to the BATCH file or edit the installation command
  999. to include another level.
  1000.  
  1001. Refer to the appropriate section of the Technical Guide for more detail.
  1002.  
  1003. ----------------------
  1004. 3.2 Monitoring Periods
  1005.  
  1006. LANLOG monitors software usage, it tells  you  what  software  has  been
  1007. executed by a workstation SINCE it began monitoring.
  1008.  
  1009. For  this  reason  it  will take a period of time before the information
  1010. held in a metering file truly reflects the normal usage pattern(s) of  a
  1011. workstation's user(s).  The length of this period very much depends upon
  1012. who  uses  the machine being monitored, how often they use it, what they
  1013. use it for and the amount of variety in their job.
  1014.  
  1015. In  most  situations  a  month  will  suffice,  but  there  are   always
  1016. exceptions.
  1017.  
  1018. Longer  periods of monitoring provide a better picture of software usage
  1019. for each individual user. When metering execution,  LANLOG  records  the
  1020. last time a particular program is run, if this can be shown to be a long
  1021. time  ago  (only possible with prolonged monitoring), then a case can be
  1022. made for removing the software from the machine or its user.
  1023.  
  1024. This approach helps you to  rationalise  software  usage  throughout  an
  1025. organisation, thus saving on software license fees and support costs.
  1026.  
  1027. --------------------------
  1028. 3.3 Security of Data Files
  1029.  
  1030. The  version  1.1  of  LANLOG  makes  no  attempt  to  hide  either it's
  1031. executable (LLOG.COM) or its  meter/log  files  from  the  user  of  the
  1032. workstation.   Such  features  may be added to later versions of LANLOG,
  1033. but, at the moment it is up to you to apply protections.
  1034.  
  1035. In a LAN  environment  one  of  the  simplest  ways  of  protecting  the
  1036. generated  meter  or  logging  data  is  by marking the path and/or data
  1037. files as "write-only" (or similar) and hidden.  There is nothing on  the
  1038. workstation  to tell a user where the data is going (this information is
  1039. hard coded into LLOG.COM).
  1040.  
  1041. Once installed the same type of protection can be  applied  to  LLOG.COM
  1042. itself.  Any  one  of  the numerous PC disk management systems available
  1043. will provide the facility to "hide" both LLOG.COM and the  directory  in
  1044. which it resides (C:\LLOG).
  1045.  
  1046. Experience  demonstrates that the protections described above are easily
  1047. enough to prevent the average PC user from mischief.
  1048.  
  1049.  
  1050. -----------------------------
  1051. 3.4 LANLOG and Access Control
  1052.  
  1053. Access control packages work by capturing portions of the PC's interrupt
  1054. table, those offering boot protection often encrypt or remove the  table
  1055. altogether.
  1056.  
  1057. LANLOG  also  works  by capturing interrupts, this can obviously lead to
  1058. some contention on a workstation - one  to  which  there  is  no  simple
  1059. answer.
  1060.  
  1061. If  you  do  experience  problems loading LANLOG into memory or with the
  1062. access control package after LANLOG has been  loaded  try  altering  the
  1063. loading  order  of  the  packages. The effect this will have will depend
  1064. very much on how the access control package handles interrupts AFTER  it
  1065. has dealt with them.
  1066.  
  1067. If  you  continue  to have problems contact the publisher of your access
  1068. control package for their advice, we can provide contacts for  a  number
  1069. of  such  packages, but, the sheer number of those available prevents us
  1070. knowing them all.
  1071.  
  1072. Once installed, (again depending on installation order etc) LANLOG  will
  1073. only  "see"  what  the  access control package allows it to see. But, as
  1074. this is what the  workstation's  user  can  see,  LANLOG  will  function
  1075. normally, reporting only the software used from the workstation.
  1076.  
  1077. -------------------
  1078. 3.5 LANLOG and LANs
  1079.  
  1080. -------------------
  1081. 3.5.1 Compatibility
  1082.  
  1083. Though  a  LAN  product,  LANLOG  uses  no  LAN  operating system calls;
  1084. prefering instead to make only well documented DOS calls.
  1085.  
  1086. This approach means that LANLOG is not tied to any single  or  group  of
  1087. LAN operating systems. Any LAN system providing a clean DOS interface to
  1088. the user of the workstation will be suitable for LANLOG.
  1089.  
  1090. ---------------------------
  1091. 3.5.2 Resource Requirements
  1092.  
  1093. LANLOG monitors software usage from the workstation not the server. This
  1094. means  that virtually no server resource (apart from simple file access)
  1095. is used when monitoring.  Unlike  other  "monitoring"  packages,  LANLOG
  1096. doesn't  use  a  central  database to store its data.  Instead each work
  1097. station is given it's own data file, this means that none of the  record
  1098. locking  or  other  resource  sharing  systems are needed on the server.
  1099. Because LANLOG is NOT an NLM  based  system  it  requires  none  of  the
  1100. associated scheduling overheads.
  1101.  
  1102. As each metering data file contains only those products executed and  an
  1103. integral  indexing system, disk usage is kept to a minimum and for those
  1104.  
  1105. who use disk compression  software  both  meter  tables  and  log  files
  1106. compress well.
  1107.  
  1108. Generating  LANLOG  reports can be performed using server disk access or
  1109. on a local hard disk.  All computation is performed by  the  workstation
  1110. running  LLREPORT.COM  and  once  again  the server is only required for
  1111. simple disk access operations. If you decide you don't wish to  use  the
  1112. server  at  all,  a  single  DOS copy command will transfer all the data
  1113. files you need to your local drive.
  1114.  
  1115. --------------------------------------
  1116. 3.5.3 Using Network Physical Addresses
  1117.  
  1118. LANLOG provides you with the option of naming a workstation's data files
  1119. using its physical network address.   The  required  name  is  generated
  1120. during  the  configuration  and installation of LANLOG's TSR (LLOG.COM).
  1121. Therefore during monitoring LLOG does not need to find out  the  network
  1122. address.   In  the case of non-netware LAN's this has the advantage that
  1123. NETBIOS need only be loaded during the installation of LLOG.COM.
  1124.  
  1125. -----------------------------
  1126. 3.5.4 Distributed LANs (WANs)
  1127.  
  1128. Because LANLOG can direct its data  to  any  path  accessible  from  the
  1129. workstation, data may be collected at any location in the entire network
  1130. system (depending on it's configuration).
  1131.  
  1132. An organisation can configure LANLOG to write data from each workstation
  1133. spread out across the country (the world?) to a single set of drives and
  1134. paths.
  1135.  
  1136. Because  data  collection  and  reporting  are  carried  out by separate
  1137. utilities and each workstation has it's own data files, information  can
  1138. be  exchanged  by  bulletin  board,  electronic  mail  and  even  floppy
  1139. diskette.
  1140.  
  1141. Using this scheme an organisation might decide  to  make  each  of  it's
  1142. functions, departments, areas or sites responsible for the collection of
  1143. its  own  metering  data. Then at specified intervals all data collected
  1144. can then be routed to one central individual or group for reporting  and
  1145. correlation.
  1146.  
  1147.  
  1148. -----------
  1149. 3.6 Support
  1150.  
  1151. Support is available, both pre and post-registration. PATHFINDER reserve
  1152. the  right  to  remove pre-registration support from those who have used
  1153. LANLOG over an extended period with no intention of ever registering the
  1154. software.
  1155.  
  1156. PATHFINDER provide support through the following channels:
  1157.  
  1158.     Tel: +44 (0)61 406 7399         Fax: +44 (0)61 406 7410
  1159.     BBS: +44 (0)61 406 7410    Internet: JOHNJ@PATHFIND.DEMON.CO.UK
  1160.                          Compuserve: 100117,603
  1161.  
  1162. Or you can write to us at:
  1163.  
  1164.                                PATHFINDER
  1165.                            138 Compstall Road
  1166.                            Romiley, Stockport
  1167.                             Cheshire, SK6 4EW
  1168.                              United Kingdom
  1169.  
  1170. If you require support please ensure that you have  as  much  detail  as
  1171. possible  about  your  problem, include all this in any written requests
  1172. you make.  The sort of information we require for a speedy  response  is
  1173. operating  system(s)  in  use,  hardware  involved, frequency of problem
  1174. event, any device drivers that are installed,  access  control  packages
  1175. involved  and  any error messages displayed during or as a result of the
  1176. problem.  If you are faxing for support, include a print  out  of  these
  1177. errors if possible.
  1178.  
  1179. In  addition  to  PATHFINDER's  support,  a  number of shareware vendors
  1180. provide front line support of their own. Check with  your  supplier  for
  1181. details.
  1182.